Jak wybrać konto firmowe?

REDAKTOR Artykuł: 28.03.2022, Aktualizacja 12.05.2022

Wybór konta firmowego jest jedną z pierwszych decyzji, jaką musi podjąć początkujący przedsiębiorca. Już w momencie składania wniosku o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), przedsiębiorca ma obowiązek podać numery wszystkich rachunków bankowych, które są lub będą związane z działalnością gospodarczą. Jeśli takie rachunki pojawią się w przyszłości, to zgłoszenie będzie trzeba zaktualizować. Taka aktualizacja to kłopotliwa formalność i warto jej uniknąć. Jak to zrobić? Warto poświęcić nieco czasu na to, by od razu rozsądnie wybrać bank i konto firmowe. Jakie cechy rachunku powinny decydować o wyborze?

Jak wybrać konto firmowe

Bankowe konta dla firm to grupa produktów, pomiędzy którymi więcej jest różnic niż podobieństw. Wielkie korporacje w niczym nie przypominają małych, rodzinnych biznesów i równie mocno różnią się przeznaczone dla nich rachunki. Te dla największych korporacji są
w znacznym stopniu zindywidualizowane i dopasowane do potrzeb klienta, z kolei mikroprzedsiębiorcy korzystają z prostych, zestandaryzowanych rachunków, które pod wieloma względami przypominają konta osobiste. Gdy przyglądamy się kontom firmowym, trzeba więc bardzo wyraźnie zaznaczyć, dla jakiej grupy przedsiębiorców są one adresowane.

Najlepsze konto firmowe… czyli jakie?

Czy istnieje jedno, najlepsze konto bankowe dla małej firmy? Niestety rankingi dają tylko przybliżony obraz rynku, a to, jakie konto firmowe okaże się najlepsze, zależy główne od oczekiwań drobnego przedsiębiorcy. Czy kluczowe są dla niego niskie koszty stałe, czy jest skłonny zapłacić nieco więcej za wygodę? Jak wiele przelewów będzie wykonywał w ciągu miesiąca? Czy potrzebuje karty płatniczej, czy może wystarczy mu możliwość płacenia telefonem? Jak istotny w jego działalności jest obrót gotówkowy? Czego innego będzie oczekiwał od banku grafik komputerowy, wykonujący w ramach prowadzonej działalności kilka dużych zleceń rocznie dla jednego kontrahenta, czego innego fizjoterapeuta, świadczący usługi osobom fizycznym i przyjmujący wiele niewielkich płatności w ciągu miesiąca, a jeszcze czego innego właściciel stoiska z warzywami na osiedlowym bazarze, gdzie część klientów wciąż chętnie posługuje się gotówką. Aby stworzyć swój osobisty ranking kont dla małych firm, trzeba wziąć pod uwagę specyfikę prowadzonego biznesu.

Darmowe konto firmowe. Jakie warunki trzeba spełnić, by bank zrezygnował z pobierania opłat?

Oprócz różnic są i podobieństwa. Wielu początkującym przedsiębiorcom będzie zależało na tym, żeby konto dla mikrofirmy nie generowało kosztów stałych, a więc bank nie pobierał miesięcznej opłaty za prowadzenie rachunku ani za korzystanie z karty. To znacznie zawęża wybór, bo zazwyczaj banki oferują zwolnienie z tych opłat w zamian za określoną aktywność (np. zapewnienie wpływów na rachunek, płacenie kartą, wykonywanie przelewów). Warunkowa opłata przestaje jednak być problemem, jeżeli warunki stawiane przez bank są proste do spełnienia – wtedy wysokością wpisanych do cennika stałych opłat można się nie przejmować. Zdarza się, że do zwolnienia wystarczy, by przedsiębiorca raz w miesiącu wykonał przelew do US lub ZUS, a więc zrobił to, co i tak zrobić musi. W innych bankach na zwolnienie z opłat można zapracować na podstawie wysokości wpływów na konto firmowe lub wartości wydatków bezgotówkowych.

  • Liczy się nie tylko cena. Jaki kredyt hipoteczny wybrać?

Szukając taniego konta dla niewielkiej firmy, trzeba też uwzględnić w rachunkach koszty wykonywanych operacji. Drobni przedsiębiorcy często muszą płacić nawet za przelewy zlecane w kanałach samoobsługowych. Jeżeli bank pobiera opłatę za każdy przelew, to realny koszt posługiwania się takim kontem może się szybko okazać nieprzyjemnie wysoki. Przedsiębiorca, który często opłaca w ten sposób faktury od kontrahentów, powinien raczej poszukać banku, w którym przelewy są darmowe – nawet za cenę tego, że za zwolnienie ze stałych opłat będzie się musiał postarać nieco bardziej lub wręcz zaakceptować fakt, że bank co miesiąc pobierze od niego kilka lub kilkanaście złotych stałej opłaty.

Kolejnym potencjalnym źródłem kosztów są opłaty za obsługę gotówkową. Dzisiejsza bankowość kojarzy się głównie z nowoczesnymi technologiami, ale gotówka nie zniknęła przecież całkowicie. Co więcej, gdzieniegdzie ma się świetnie i przynajmniej w niektórych branżach przedsiębiorcy są skazani na jej używanie. Dla tych klientów ważne jest, aby bank umożliwiał jak najtańsze – a najlepiej darmowe – wpłaty na konto. Zapisy w cennikach poszczególnych banków mocno się różnią, ale zwykle darmowych wpłat można dokonywać we wskazanych przez bank sieciach wpłatomatów (niekiedy dodatkowo obowiązują limity kwotowe). Z kolei wpłaty gotówkowe na konto dokonywane w kasach banków są z reguły obciążone prowizją. Przedsiębiorcy, którzy często otrzymują od klientów gotówkę, powinni o tym pamiętać.

Warto też wiedzieć, że w części banków nowi klienci mogą korzystać z atrakcyjniejszych niż standardowe cenników i na przykład przez pierwszy rok lub dwa nie płacić za konto, kartę lub przelewy, podczas gdy klienci z dłuższym stażem ponoszą takie opłaty lub są z nich zwalniani dopiero po spełnieniu wskazanych przez bank warunków. Jednak brak opłat to jednak tylko część promocyjnych pakietów na start. To, czym banki chwalą się najchętniej, to bonusy finansowe dla nowych klientów, niekiedy przekraczające nawet 1000 zł. Do kwot eksponowanych w reklamach należy podchodzić z pewną ostrożnością, bo zwykle wysokość premii jest uzależniona od tego, jak intensywnie przedsiębiorca będzie korzystał z rachunku, a zgarnięcie całej sumy jest niezmiernie trudne (chociaż teoretycznie możliwe) – aby zainkasować premię w pełnej wysokości, trzeba nie tylko korzystać z konta firmowego, ale też sięgnąć po dodatkowy produkt banku, np. kredytowy. Jednak nie warto całkiem rezygnować z dobrodziejstw promocji kierowanych do nowych klientów, nawet jeśli z obiecywanego przez bank tysiąca złotych uda się zgarnąć tylko 300 zł czy 400 zł. Trzeba tylko pamiętać, że wypłacona przez bank premia jest przychodem z działalności gospodarczej i podlega opodatkowaniu. 

Wybór konta firmowego – jeden czy dwa banki?

Konto firmowe i osobiste w jednym banku – co przemawia za takim połączeniem? Przede wszystkim wygoda. Oba rachunki będą widoczne
w tym samym systemie bankowości internetowej czy mobilnej i wystarczy jedno logowanie, by uzyskać do nich dostęp. Co jeszcze ważniejsze, standardowe przelewy pomiędzy nimi będą realizowane praktycznie natychmiast. Aby równie szybko przesłać pieniądze z banku do banku, trzeba zdecydować się na przelew natychmiastowy, a to posiadacza konta formowego może kosztować nawet 10 zł za operację.

Natomiast minusy łączenia finansów osobistych i firmowych w jednym banku objawią się tylko w rzadkich i nietypowych sytuacjach. Bankom zdarzają się awarie, gdy np. czasowo nie ma dostępu do bankowości internetowej lub nie działają karty płatnicze. Taka awaria w banku, który prowadzi i konto osobiste, i firmowe, sprawi że posiadacz rachunków będzie całkiem odcięty od swoich pieniędzy.

Rozdzielenie rachunków pomiędzy różne banki może też być skutecznym sposobem na uniknięcie strat finansowych w razie ewentualnej upadłości takiej instytucji. Dlaczego to ma znaczenie? Otóż Bankowy Fundusz Gwarancyjny zapewnia zwrot depozytów powierzonych bankowi, który wpadł w kłopoty, ale tylko do kwoty będącej równowartością 100 tys. euro na jednego klienta. W takiej sytuacji posiadaczowi konta osobistego i konta dla jednoosobowej działalności gospodarczej (oraz powiązanych z nimi depozytów) przysługuje tylko jeden limit
w wysokości 100 tys. euro. Jeśli łączna kwota naszych osobistych i firmowych pieniędzy może przekroczyć ten próg, to ze względów bezpieczeństwa warto rozdzielić je pomiędzy różne banki. Jednym ze sposobów może być właśnie założenie konta firmowego w innym banku niż ten, który prowadzi konto osobiste.

Jakie konto firmowe? A może wystarczy konto osobiste?

Czy firma na pewno musi mieć konto firmowe? Obowiązek posiadania rachunku firmowego prawo państwowe nakłada tylko na niektórych płatników VAT – tych, których dotyczy mechanizm podzielonej płatności. Mowa tu o firmach, które sprzedają lub nabywają tzw. towary lub usługi wrażliwe, a równocześnie wartość brutto całej faktury przekracza 15 tys. zł.

  • Pieniądze prawie od ręki, formalności na odległość. Jak wybrać kredyt gotówkowy?

Silną zachętą do posiadania konta firmowego jest też zasada, że na tzw. białą listę podatników VAT można wpisać wyłącznie numer rachunku firmowego, a nie konta osobistego. Dla podatników VAT operujących kwotami 15 tys. zł lub wyższymi obecność na tej liście jest w praktyce niezbędna do funkcjonowania w biznesie. Mniejszym firmom taki ruch może się opłacić ze względów wizerunkowych – ale formalnego wymogu nie ma. Państwo zostawia więc wielu mikroprzedsiębiorcom wybór, czy chcą używać konta firmowego. Ale w tej sprawie coś do powiedzenia mają też banki, które określają zasady, na jakich klienci korzystają z poszczególnych produktów. I tu może pojawić się problem.

W regulaminach niemal wszystkich kont osobistych można znaleźć zapisy zabraniające używania ich do celów związanych z działalnością gospodarczą. ROR-y „nie są przeznaczone do przeprowadzania rozliczeń pieniężnych związanych z prowadzoną przez klienta działalnością gospodarczą lub zarobkową”, „rachunki nie mogą być wykorzystywane do przeprowadzania rozliczeń pieniężnych związanych
z prowadzeniem działalności gospodarczej”, „posiadacz rachunku nie może wykorzystywać rachunku bankowego w celach związanych
z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą”, „rachunek (…) nie służy do przeprowadzania przez posiadacza lub jego kontrahentów transakcji płatniczych związanych z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą” czy wreszcie zapis mówiący, że rachunek oszczędnościowo-rozliczeniowy służy do gromadzenia środków i przeprowadzania rozliczeń, „z wyjątkiem rozliczeń z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej, społecznej, związkowej, itp.” – to kilka przykładów takich regulacji. Kto uprze się, że skoro działalność gospodarczą prowadzi osobiście, to do jej obsługi wystarczy mu konto osobiste, powinien się przygotować na to, że bank będzie miał na ten temat zupełnie inne zdanie i – przynajmniej teoretycznie – na tym tle może dojść do sporu.

Kiedy wystarczy gotówka

Co do zasady, firmy muszą wykonywać niektóre płatności (np. rozliczenia z urzędem skarbowym i ZUS) za pośrednictwem konta bankowego. Ale przepisy nie narzucają, że musi to być konto firmowe, a dodatkowo przewidują wyjątek, który idzie jeszcze dalej. Mikroprzedsiębiorcy,
a więc firmy, które w jednym (lub obu) z dwóch ostatnich lat obrotowych zatrudniały mniej niż 10 pracowników i osiągnęły roczny obrót netto nieprzekraczający 2 milionów euro mogą opłacać składki na ZUS i podatki nawet… przekazami pocztowymi. Trudno polecać komukolwiek tak niewygodne rozwiązanie, jednak warto wiedzieć, że taka forma opłacania zobowiązań wobec państwa jest zgodna z prawem.

TAGI:

REDAKTOR Artykuł: 28.03.2022, Aktualizacja 12.05.2022

Warto wiedzieć

Inwestowanie - co to jest, na czym polega, jak zacząć i jakie inwestycje przynoszą największy zysk?

Inwestowanie – co to jest, na czym polega, jak zacząć i jakie inwestycje przynoszą największy zysk?

Jak rozpocząć inwestowanie w bezpieczny i pewny sposób? W co warto inwestować? Sprawdź!

Inwestowanie na giełdzie krok po kroku

Inwestowanie na giełdzie krok po kroku

Każdy ekspert z pewnością potwierdzi, że zaoszczędzone pieniądze trzeba pomnażać, poprzez ich inwestowanie. Sprawdź, jakie faktycznie przynosiły korzyści?

Jak wybrać konto dla dziecka

Jak wybrać konto dla dziecka?

W niektórych bankach konto osobiste można założyć nawet noworodkowi. Jednak aż do ukończenia 13. roku życia dziecko nie będzie mogło zbyt wiele zrobić z pieniędzmi, które zostały wpłacone na jego rachunek.

Jakie są formy inwestowania?

Jakie są formy inwestowania?

Przechowywanie pieniędzy na koncie nie przynosi żadnych zysków, a środki są dosłownie zjadane przez inflację. Istnieją różne formy inwestowania, pozwalające nawet osobom niedoświadczonym i bez specjalistycznej wiedzy na powiększanie majątku.

Kredyt na fotowoltaikę

Kredyt na fotowoltaikę

Zastanawiacie się nad zamontowaniem ogniw fotowoltaicznych? Przed zaciągnięciem pożyczki na fotowoltaikę warto przeanalizować potrzeby swojego gospodarstwa domowego, oszacować budżet i poszukać najbardziej optymalnej oferty na montaż ogniw słonecznych.

W co warto inwestować?

W co warto inwestować?

Każdy inwestor jest wyjątkowy – nie tylko z uwagi na kapitał, jakim dysponuje, ale także ze względu na jego unikalny profil psychologiczny oraz demograficzny. Doradca finansowy doskonale wie, w co inwestować pieniądze i jakie konkretnie zagrożenia są związane z poszczególnymi typami inwestycji.